Leitfaden für die Planung und Organisation Ihres Sustainable Events
Bei der Planung von Meetings und Events das Thema Nachhaltigkeit zu berücksichtigen, ist mittlerweile für viele bereits zur Selbstverständlichkeit geworden. Davon profitiert unsere Umwelt, aber auch die Gesellschaft. Gleichzeitig können in vielen Bereichen Kosten eingespart werden. Nachhaltigkeit bedeutet nicht nur die ökologischen Auswirkungen des eigenen Handelns in Bezug zu nehmen, sondern auch auf soziale Aspekte, wie faire Arbeitsbedingungen, Inklusion und Gendergerechtigkeit zu achten und dies in Einklang mit vertretbaren wirtschaftlichen Aspekten zu bringen. Es wird Zeit für Veränderungen und innovative Ideen – und wer ist dafür schon prädestinierter als die Veranstaltungsindustrie! Wir haben Ihnen dafür zentrale Handlungsfelder zusammengefasst, die Ihnen Anregungen für eine nachhaltigere Veranstaltungsorganisation geben.
Abfallmanagement
Generell gilt es, Müll zu vermeiden, wo dieser nicht unbedingt anfallen muss. Das bedeutet, Verpackungen und Druckerzeugnisse zu hinterfragen und die Wiederverwendung von Materialien zu prüfen. Bei der Entsorgung sollten die Regelungen des Abfallwirtschaftsbetriebs Stadt Nürnberg eingehalten werden.
Verzichten Sie auf Einweggeschirr und Plastik. Stellen Sie außerdem Mehrwegbehältnisse zur Verfügung, damit Teilnehmer:innen übrig gebliebenes einpacken und mitnehmen können.
Energieverbrauch und Klimaschutz
Reduzieren Sie den Strom- und Wärmeverbrauch für Heizung, Kochen, Kühlung und Beleuchtung so weit wie möglich. Leerstehende Räume müssen nicht geheizt werden, ansonsten genügt eine Raumtemperatur von 20 bis 21 Grad, in Fluren kann es weniger sein. Achten Sie darauf, energieeffiziente Geräte zu benutzen (Blauer Engel, Eco-Label, u.a.) und bei der Beleuchtung auf LED umzustellen. Möglicherweise kann es sich lohnen, einen Energieberater hinzuzuziehen.
Durch Ökostrom kann ein erheblicher Teil der verursachten CO2-Emissionen reduziert werden. So schadet der nicht reduzierbare Stromverbrauch der Umwelt am wenigsten.
Die Gestaltung der Logistik ist bei einer Veranstaltung von zentraler Bedeutung. Achten Sie darauf, mit lokalen Dienstleistenden zusammenzuarbeiten und auf emissionsarme Fahrzeuge wie Lastenräder oder Elektroautos zurückzugreifen. Gerade für den An- und Abtransport von Produkten, wie Ständen, Tafeln, Werbung und Lebensmitteln, kann so die Umwelt geschont und lokale Anbieter gestärkt werden.
Um Erfolge messbar zu machen und Einsparpotenziale zu erkennen, ist die Überwachung der Verbräuche wichtig. Der tatsächliche Verbrauch während der Veranstaltung, welcher nicht reduziert werden konnte, kann durch CO2-Kompensationen ausgeglichen werden. Achten Sie hierbei auf die Auswahl von vertrauenswürdigen Projekten oder unterstützen Sie Institutionen in der Umgebung.
Mobilität
Die An- und Abreise verursacht bei Veranstaltungen anteilig die größten CO2-Emissionen und stellt dementsprechend den größten Hebel für Einsparungen dar. Animieren Sie Ihre Veranstaltungsteilnehmenden dazu, mit der Bahn anzureisen. Bei der Deutschen Bahn kann ein Veranstaltungsticket angefragt werden, bei welchem die Teilnehmenden kostengünstig an- und abreisen können. Aber auch andere Anreize, wie beispielsweise ein Wettbewerb um die weiteste Anreise mit der Bahn oder eine Spendenaktion - gekoppelt an die zurückgelegten Bahnkilometer - können dazu motivieren, auf die Anreise mit dem PKW zu verzichten.
Für den Transport innerhalb von Nürnberg und Umgebung können Sie prüfen, ob das Kombi-Ticket der VGN für Sie in Frage kommt. Dabei ist im Veranstaltungsticket die kostenlose Nutzung des ÖPNVs inbegriffen. Falls die Veranstaltung an verschiedenen Orten stattfindet, bieten Sie einen Bus an, der die Teilnehmenden gemeinsam an die nächste Location bringt, um so den Individualverkehr zu reduzieren.
Catering
Achten Sie bei der Auswahl Ihres Caterings darauf, vegetarische und vegane Optionen anzubieten. Möglicherweise können Sie sogar komplett auf Fleisch verzichten? Wenn das Essen schmeckt und Sie Ihre Beweggründe für die Menü-Auswahl entsprechend kommunizieren, wird kaum jemand Fleisch vermissen. So wird Tierleid vermieden und den hohen CO2-Emissionen, welche mit der Fleischproduktion einhergehen, entgegengewirkt. Auch der Anteil an Bio-Lebensmitteln und saisonalen Produkten aus der Region sollte so hoch wie möglich sein. Gerade das Knoblauchsland rund um Nürnberg – eines der größten Gemüseanbaugebiete in Deutschland - bietet dafür optimale Voraussetzungen. Bei Produkten aus weiter entfernten Regionen sollte auf fairen Handel geachtet werden.
Die Trinkwasserqualität in Nürnberg ist sehr hoch, daher bietet es sich an, Leitungswasser in Karaffen anzubieten. Geschmacklich und optisch kann es beispielsweise mit Zitronen- oder Gurkenscheiben, Minze oder anderen Kräutern aufgewertet werden.
Wie viel Lebensmittelreste sind bei Ihrer letzten Veranstaltung übriggeblieben? Hinterfragen Sie immer, wie viel tatsächlich notwendig ist und achten Sie auf eine bedarfsgerechte Planung. Dafür können vorab Essenswünsche abgefragt und gegebenenfalls die Bestellmenge beim Catering reduziert werden, was sich auch auf finanzieller Ebene positiv niederschlägt.
Bieten Sie die Möglichkeit an, Übriggebliebenes mitzunehmen. Ihre Teilnehmenden werden sich über einen Snack für die Heimfahrt freuen und Sie haben weniger Aufwand bei der Entsorgung. Dafür können Sie Brotzeittüten zur Verfügung stellen oder im Vorfeld darauf hinweisen, Mehrwegboxen mitzubringen. Wenn Sie ein Betrieb sind, in welchem regelmäßig Speisen übrigbleiben, überlegen Sie, ob für Ihr Unternehmen eine Mitgliedschaft bei Too Good To Go in Frage kommt. Über die App können Kunden Ihr übrig gebliebenes Essen zu einem kleinen Preis kaufen und es so vor dem Abfall retten.
Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen
Vertrauenswürdige Umweltlabels sind beispielsweise der Blauer Engel, das europäische Umweltzeichen, Fair Trade-Siegel oder Energiesparlabels.
Rollups und Dekoartikel müssen keine Einmal-Produkte sein. Verzichten Sie auf den Aufdruck eines spezifischen Datums und prüfen Sie, ob eine Wiederverwendung möglich ist.
Hinterfragen Sie, welche Inhalte Sie in Welcome-Bags benötigen, was einen Mehrwert für die Teilnehmenden hat und wie Sie die Produkte nachhaltiger gestalten können. Achten Sie beispielsweise auf Zertifizierungen und Regionalität. Mit einer Mehrweg-Box zum Beispiel als Give-Away können Sie dabei zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen!
Soziale Aspekte
Barrierefreiheit hat viele Facetten und nimmt eine zentrale Rolle im Sinne der sozialen Nachhaltigkeit ein. Dabei profitieren bei Maßnahmen für mehr Barrierefreiheit meist nicht nur Personen, welche darauf angewiesen sind. Bedenken Sie eine rollstuhlgerechte Zugänglichkeit (keine Stufen, Zugänglichkeit der Bühne, Rollstuhl-gerechte WC-Anlagen und breite Durchgänge), aber auch die Barrierefreiheit von Dokumenten (z.B. Leichte Sprache) und Maßnahmen für Personen mit Seh- oder Hörbehinderung.
Checkliste für mehr Barrierefreiheit auf Veranstaltungen
Sie können bei Anbieter:innen und Dienstleistenden, insbesondere bei Locations, auf die Kennzeichnung „Reisen für Alle“ achten. Das Label steht für Transparenz und Verlässlichkeit in Bezug auf Barrierefreiheit, denn detaillierte und verlässliche Informationen über die Nutz- und Erlebbarkeit von Angeboten sind unerlässlich als Entscheidungsgrundlage für Teilnehmende.
Achten Sie bei Ihrer Sprache darauf, gendergerecht zu formulieren, um niemanden auszuschließen. Auch bei den Vortragenden sollte darauf geachtet werden, dass die Geschlechter ausgewogen vertreten sind.
Auf die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeitenden Wert zu legen, ist in Zeiten des Fachkräftemangels wichtiger denn je. Achten Sie daher auf faire Arbeitsbedingungen und die Gesundheit der Mitarbeitenden. Prüfen Sie auch die Arbeitsbedingungen von Zulieferern und Dienstleistern, um zu vermeiden, mit ausbeuterischen Betrieben zusammenzuarbeiten.
Geben Sie durch Ihre Veranstaltung der Gesellschaft vor Ort etwas zurück. Veranstaltungen sind der ideale Rahmen, um Unterstützung für soziale Projekte zu generieren. In Nürnberg gibt es zahlreiche Einrichtungen, welche sich sozial engagieren, wie beispielsweise die Initiativen der Noris Inklusion oder vom Bluepingu e.V.
Kommunikation
Nachhaltigkeit ist etwas, was nicht von einer Person allein umgesetzt werden kann. Das Thema muss ganzheitlich gedacht und von allen Beteiligten in der Organisation mitgetragen werden. Sensibilisieren Sie daher ihre Mitarbeitenden für ein nachhaltigeres Verhalten, dafür, Dinge zu hinterfragen und eigene Ideen einzubringen.
Tue Gutes und rede darüber. Es ist wichtig, darzustellen, welche Maßnahmen Sie für Ihre Veranstaltung umsetzen, um diese nachhaltiger zu gestalten. Dadurch zeigen Sie Verantwortung und schaffen ein gutes Gefühl bei Ihren Teilnehmenden – ein echter Mehrwert. Außerdem schaffen Sie Sensibilisierung und Akzeptanz für mögliche Veränderungen. Nachhaltigkeitskommunikation darf dabei kein Greenwashing sein. Wichtig ist es, transparent darzustellen, was Sie schon tun, wo Sie sich hin entwickeln wollen und wo aktuell noch Herausforderungen bestehen. So erreichen Sie Glaubwürdigkeit und Vertrauen.
Welchen Effekt haben Ihre Maßnahmen eigentlich auf die Umwelt? Es gibt zahlreiche Online-Tools, welche Ihnen helfen, den CO2-Fußabdruck Ihrer Veranstaltung zu messen. Das Umweltbundesamt bietet dafür eine kostenlose Berechnungsplattform an. So können Sie sehen, welche Auswirkungen Ihre Veranstaltung auf das Klima hat und sich daran messen. Ein weiteres kostenloses Tool ist GET, über welches Sie die Nachhaltigkeit Ihrer Veranstaltung überprüfen können. Denken Sie darüber nach, außerdem einen Nachhaltigkeitsbericht zu erstellen, um Ihr Engagement transparent zu kommunizieren.
Hier finden Sie weiterführende Links und Leitfäden, welche Sie bei der Planung und Umsetzung Ihres Events unterstützen können:
- Green Events Stadt Nürnberg
- Barrierefreie Veranstaltungen BayTM
- GET - ein kostenloses Tool, um die Nachhaltigkeit von Veranstaltungen zu überprüfen
- BMUV Checkliste zur nachhaltigen Veranstaltungsorganisation
- BMUV Leitfaden für nachhaltige Veranstaltungsorganisation
- Kostenloser CO2-Rechner vom UBA